신문사 기자인 허연 시인이 소설가 이외수 선생과 함께 낚시를 하며 이런 대화를 나눴다고 합니다.
솔직히 스스로 기인이라고 생각하세요?
매일 아침, 제시간에 출근하는 네가 기인이다.
이외수 선생의 대답에 허연 시인은 냉수 한 잔을 들이키며 한참을 웃었다고 합니다. 세상의 상식과 틀을 뒤집은 이외수 선생의 대답에 허를 찔린 것이지요. 이외수 선생의 대답은 정해진 시간에 출근하는 모든 직장인과 세일즈맨의 가슴을 뜨끔하게 하는 말이 아닐까요?

속으로는 “아, 회사 가기 싫다.”, “오늘은 외근 가기 싫다.”라고 생각하지만 세일즈맨은 어김없이 회사에 가고 세일즈를 시작합니다. 과연 행복하게 고객을 만나고 세일즈하는 방법은 없는 것일까요? ‘스마트워크!’ 푸르덴셜생명 가족 여러분들도 많이 들어보셨을 텐데요. 스마트워크가 뭐길래 일하는 게 행복해진다는 것일까요?그래서 오늘 푸르덴셜스토리에서는 세일즈맨의 업무 효율성을 더욱 높이고 여가생활도 즐겁게 할 수 있는 스마트워크에 대해 자세히 알아보려고 합니다.
지난해 정부는 2015년까지 공무원과 직장인 등 30%가 사무실에 출근하지 않고도 일할 수 있는 스마트워크를 국가 전략 과제로 추진한다고 발표했습니다. 한국인터넷진흥원(KISA)과 한국마이크로소프트도 2011년 IT 주요 이슈에 스마트워크를 포함했는데요. 스마트폰과 태블릿 등 다양한 모바일 기기가 확산되면서 스마트워크가 주목받게 된 겁니다.
자, 그렇다면 과연 스마트워크란 무엇일까요?
 

스마트워크(Smart Work)는 정해진 시•공간에서 근무하는 고정관념을 탈피해 개인의 일과 삶을 조화롭게 할 수 있도록 업무 자율성을 최대한 보장한 새로운 근무 형태입니다. 지난 17일 공공기관 직원들이 도심에 있는 사무실에 출근하지 않고 거주지 인근에서 사무를 볼 수 있는 원격근무형 공간 ‘스마트워크센터’가 17일 경기 고양시 일산 킨텍스에 문을 열어 화제가 되고 있는데요. 공공기관뿐만 아니라 기업에서도 스마트워크센터를 통한 인프라 구과 자율 출근제를 도입하면서 차차 스마트워크도입을 시도하고 있습니다.

 

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스마트워크는 근무 장소에 따라

이동근무 또는 현장근무(모바일오피스), 재택근무(홈 오피스), 원격사무실 근무(스마트워크센터), 직장근무(스마트오피스)로 구분합니다. 이동근무는 스마트폰 등 모바일 기기를 활용해 공간에 대한 제약 없이 이동 중이거나 현장에서 바로 업무를 처리할 수 있는 근무 방식으로, 신속한 현장업무 처리가 가능하여서 일상 업무 처리시간을 단축할 수 있는데요. 직장에 있는 시간보다 외근이 많은 세일즈맨이라면 원격사무실 근무와 이동근무의 효율성을 높일 수 있는 방법에 대해 고민할 수밖에 없는데요.

그렇다면, 세일즈맨이 원격이동근무를 하며 업무 효율성을 높일 수 있는 방법들은 무엇이 있을까요? 푸르덴셜스토리에서는 세일즈맨 매뉴얼 시리즈로 업무 효율성을 높일 수 있는 방법으로 일정관리를 할 수 있는 구글캘린더, 문서를 관리해주는 아이클라우드와 드롭박스, 디지털 메모의 종결자인 에버노트 등에 대해 소개해 드렸는데요. 이번 시간에는 똑똑한 스마트워크를 도와주는 스마트 애플리케이션들에 대해 알아보겠습니다.
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세일즈맨이 이동근무를 하다 보면 정보 수집을 위해 다양한 인터넷 사이트를 가입하게 되는데 사용 기간이 지날 수록 가입한 사이트의 갯 수가 늘어나면서 암호를 관리하기가 점점 힘들어 지게 됩니다. 이 때 유용한 프로그램이 암호와 아이디를 저장해주는 계정 관리 프로그램인데요. 즉, 여러 사이트들의 비번을 저장시켜, 자동으로 로그인하거나 자동으로아이디와 비밀번호를 채워주는 거지요.대표적인 프로그램으로는 클라우드 서버를 통해 동기화를 제공하는 LastPass와 자신의 PC 로컬  저장소에 암호 파일을 저장하는 1Password가 있습니다. 먼저 Lastpass는특정 사이트에 ID/패스워드를 자동으로 입력하여 로그인을 해주는 기능이 매우 편리합니다. 그 외에도 자동 폼 채우기나 패스워드 생성 등도 지원 합니다.
무료 서비스만으로도 충분하지만 좀 더 보안이나 이동성에 신경을 쓰고 싶다면 USB 키, OTP, 다양한 스마트폰 앱을 지원하는 프리미엄 서비스도 좋겠습니다.
1Password는 원격 클라우드에 중요한 패스워드 파일을 저장하는 것이 좀 걱정되시는 분께는 조금 나은 선택이 될 수 있습니다. 만약 동기화가 필요하다면 로컬 저장소의 암호화 파일을 Dropbox를 통해 동기화 하는 방식으로 동기화를 할 수 있습니다. 가입형 서비스가 아닌 패키지 소프트웨어이므로 한 번 구입으로 전체 기능을 계속 사용 가능하다는 점이 장점입니다.
개인적으로 웹브라우저를 통해서 입력해야 하는 패스워드는 LastPass를 사용하고, 그 외의 패스워드는 1Password로 관리하면 편리하겠죠?
다음으로 소개해 드릴 프로그램은 바로 모든 운영체제의 웹브라우져 프로그램의 동기화를 가져다주는 Xmarks 입니다. 북마크는 ‘즐겨찾기’와 같은 개념이라고 생각하시면 되는데요. 업무를 하다 보면 다양한 브라우저를 쓰는 일이 생기기 때문에 여러 브라우저에서 북마크를 해놓고 나중에 ‘어디다 해놨지?’ 하며 당황할 때가 생깁니다. 이렇게 모든 운영체제의 다른 웹브라우져에서도 북마크를 새로 만들지 않고 다른 브라우져에서도 동기화시킬 수 있으니 정말 편리하겠죠? Xmark는 익스플로러, 크롬, 파이어폭스, 사파리를 지원해줍니다. 그리고 모바일 웹브라우져에서도 된다고 하니 이제 북마크 때문에 당황하는 일은 없겠습니다.

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회사에서 내부 회의가 있거나 고객 미팅이 있을 때 일하다가 놓치기 쉬운 것들을 관리할 수 있는 프로그램 많이 이용하시죠?  todo list로 적어놓으면 관리가 편리하죠.
 매우 오랬동안, 오픈소스 todo list를 써왔는데요, 우선순위 설정, 트리구조로 편성가능, 메모의 상세내용을 바로바로 적거나 고칠 수 있는 점이 장점이었습니다. 단 한가지, 매우 큰 걸림돌이… 메모에 많은 내용들을 적어놓다보면, todo list가 쌓여감에 따라 속도가 너무 느려지는 것이죠. 저같은 경우 버그수정을 위해선 분석단계부터 관련 히스토리를 메모에 다 쌓아놓기 때문에 속도저하는 매우 난감한 문제입니다.
그래서 확 짜증이 치밀어서 찾아본 앱, Wunderlist.
단순하지만, To Do와 GTD를 위한 도우미 Wunderlist

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할 일(To Do List)나 GTD(Get Things Done)과 같은 생산성 프로그램을 사용하거나 사용해본 경험을 가진 분들이 많으실 겁니다. Wunderlist는 아이폰, 안드로이드폰, 아이패드 또는 일반PC와 Mac에서 사용할 수 있는데요. 이메일을 통해 친구나 직장동료에게 작업목록을 공유하거나 함께 일할 수 있어 매우 편리합니다.

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웹으로 시작해서 웹으로 끝낼 수 있는 Google

지금까지 소개한 애플리케이션들은 스마트워크를 할 수 있도록 도와주는 것들이었다면 Google은 메일, 문서도구, 캘린더 등 가장 기본적인 도구라고 할 수 있는데요. 아이폰을 익스체인지한 방식으로 협업이나 공유에 탁월한 성능을 보여줍니다. 바쁜 세일즈맨들의 경우에는 별도 장식이 필요하지 않은 사내용 문서는 문서 도구로 작성하고, 외부 배포용 문서는 MS 오피스 등으로 작성 후 드롭박스를 통해 공유하고 관리하면 유용할 것입니다.

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1. 구글의 지메일 서비스 200% 활용하기
스마트워커들은 구글 서비스만큼 스마트워크를 돕는 체계가 없다고 합니다. G-mail만 잘 써도 이동 중에도 쉽게 메일을 확인하거나 일정을 공유할 수 있기 때문입니다. 또한, 구글 RSS 리더는 전 세계의 뉴스를 볼 수 있게 되어 있어 발 빠른 정보력과 배경지식을 쌓는데 도움을 준답니다. 그리고 구글 문서는 사무실 없이도 문서가 공유되기 때문에 바빠서 오피스에 들어가지 못하는 세일즈맨들에게 아주 유용한 도구가 될 거랍니다.
2. 페이스북과 트위터를 활용하기
페이스북과 트위터와 같은 SNS(소셜네트워크 서비스)는 스마트워커에게 취약한 아이디어 전환을 돕는데요. 많은 사람의 의견을 통해 집단지성을 취하는 것입니다. 특히 페이스북의 ‘그룹’ 기능을 활용하면 자신이 관심 있는 분야의 그룹 원들이 주고받는 대화나 링크를 통해 다양한 견해를 듣는 것도 도움이 많이 된답니다. ^^
이렇게 스마트한 관리로 시간과 프로세스를 단축하게 해 더욱 효율적인 업무를 가능하게 하는 방식과 효율성에 도움을 주는 애플리케이션까지 알아보았는데요. 이제 어디서 일하는지가 점점 중요하지 않게 되는 시대인 듯합니다. 꽉 막힌 사무공간 보다, 다양한 변화 속의 자율적인 공간에서의 업무는 높은 효율과 창의적인 발상을 만들어 줄 수 있을 겁니다. 그래도 IT기기와 능숙한 프로그램 활용능력보다 중요한 것이 ‘협업’이라는 점 잊지 마시기 바랍니다. ^^